01
個人を特定できる情報は入力しない
氏名、住所、電話番号、メールアドレス、顧客番号などは、そのまま入力しないことが基本です。相談内容を要約したい場合は、仮名や一般的な表現へ置き換えます。
02
社外秘と契約情報を確認する
未公開の売上、企画、見積もり、契約書なども注意が必要です。入力する前に、その情報を外部サービスで扱ってよいか確認しましょう。
03
会社で使うルールを短く決める
細かな規則を作る前に、入力禁止の情報、利用できるサービス、最終確認する人の3点を決めると運用を始めやすくなります。
- 個人情報を入力しない
- 社外秘を入力しない
- 出力は人が確認する
04
迷ったら、情報を減らして相談する
具体的な情報を入れなくても、「飲食店」「取引先」「担当者」のように置き換えれば、文章の下書きや考え方の整理には十分活用できます。
PRACTICE
社内ルールのたたき台
長い規程から始めず、全員が判断できる一枚のルールを作ります。利用状況を見ながら例を追加し、定期的に更新します。
- 01情報を3段階に分ける
公開情報、社内情報、機密・個人情報に分類し、生成AIへ入力できる範囲を決めます。
- 02利用サービスを指定する
会社が確認したサービスとアカウントだけを業務利用し、個人アカウントへ業務情報を持ち込まないようにします。
- 03用途別の確認者を決める
社内メモ、顧客向け文章、契約や法務に関わる文章で確認の強さを変えます。対外文書は必ず担当者が確認します。
- 04事例を共有する
使ってよかった例と危なかった例を短く共有し、禁止だけではなく安全な代替方法も示します。
CHECKLIST
実行前のチェック
- ✓入力禁止情報を例示した
- ✓利用可能なAIを決めた
- ✓出力の確認責任を決めた
- ✓相談窓口を決めた
注意したいこと
サービスごとにデータの扱いや設定が異なります。無料版・有料版の違いも含め、利用規約と管理設定を確認してください。