01
繰り返し作業を書き出す
毎日・毎週・毎月行っている作業を一覧にします。時間が短くても、回数が多い作業は自動化の効果が出やすい候補です。
02
ルールが決まっている仕事を探す
入力先、判断条件、出力形式が決まっている作業は自動化しやすい傾向があります。反対に、毎回人の判断が必要な仕事は一部だけを補助する方法が向いています。
03
小さな範囲で試す
いきなり全工程を変えず、データの転記だけ、通知だけ、と範囲を絞ります。失敗したときに元へ戻せる形で試すことが大切です。
04
時間以外の効果も見る
作業時間だけでなく、入力ミスの減少、対応漏れの防止、担当者しか分からない状態の解消も、自動化による大きな効果です。
PRACTICE
自動化候補を選ぶ採点方法
目立つ作業ではなく、回数・時間・ミス・引き継ぎの難しさで比較すると、効果の高い候補を選びやすくなります。
- 01一週間の作業を記録する
作業名、回数、一回の時間、担当者、使うツールを記録します。月末だけ発生する作業も忘れずに加えます。
- 024項目で採点する
頻度、所要時間、ミスの起きやすさ、ルールの明確さを各1〜5点で評価し、合計が高いものから検討します。
- 03例外を確認する
通常手順だけでなく、差し戻し、未入力、重複、担当者不在などの例外を洗い出します。例外が多い業務は部分的な自動化から始めます。
- 04削減時間を測る
導入前後で作業時間とミス件数を比較します。設定や確認にかかる時間も含めて、本当に負担が減ったか判断します。
CHECKLIST
実行前のチェック
- ✓手順が言葉で説明できる
- ✓入力と出力が決まっている
- ✓例外時に人へ戻せる
- ✓元の方法へ戻す手段がある
注意したいこと
効率化のために複雑な仕組みを増やすと、保守の負担が上回る場合があります。月に数分しか使わない作業は、手順整理だけで十分なこともあります。