01
転記している仕事を探す
紙からExcel、メールから顧客一覧、チャットから日報など、同じ情報を別の場所へ移している作業を書き出します。
02
必要な項目を先に決める
入力してほしい情報を増やしすぎると、回答する側の負担になります。その後の仕事で本当に使う項目だけに絞ります。
03
入力形式をそろえる
日付、電話番号、選択肢などの形式をフォーム側で決めると、表へ集めた後の修正が少なくなります。
04
通知と一覧化までつなげる
回答があったときの通知、担当者への共有、一覧表への保存までを一つの流れにすると、確認漏れを防ぎやすくなります。
PRACTICE
フォーム化する前の設計
現在の紙や表をそのままフォームに移すのではなく、後工程で何に使う情報かを確認して項目を整理します。
- 01開始と終了を決める
誰が何を入力し、最終的に誰がどの作業をするのか、業務の範囲を決めます。
- 02選択式を増やす
自由記述を必要最小限にし、集計や振り分けに使う項目は選択式にします。その他を選べる逃げ道も用意します。
- 03通知先を分ける
問い合わせ種別や担当エリアによって通知先を変えると、受け取った後の転送作業を減らせます。
- 04テストデータで試す
未入力、長文、重複送信、間違った形式を試し、エラー時にも利用者が戻れるか確認します。
CHECKLIST
実行前のチェック
- ✓必須項目が多すぎない
- ✓回答後の担当者が決まっている
- ✓個人情報の保存先が適切
- ✓削除・保管期間を決めた
注意したいこと
フォームで個人情報を集める場合は、利用目的、保存先、閲覧権限、保管期間を先に決めてください。